De 10 vragen die we vaak vergeten te stellen bij het afsluiten van contracten voor printers en copiers.

We zijn steeds digitaler, maar stiekem verbruiken we nog heel veel papier en is er geen kantoor zonder een printapparaat, kopieer- of scanmachine. Uit recent onderzoek* blijkt zelfs dat 74% verwacht over 10 jaar nog te printen. Eigenlijk kunnen we dus niet zo goed zonder papier. Niet voor niets dat er in Nederland jaarlijks meer dan 50 duizend nieuwe zogenaamde Multifunctional Printers (MFP) worden afgenomen door het bedrijfsleven.

Verschillende variabelen bepalen de prijs

De tijd heeft niet stilgestaan en ook deze apparaten zijn technisch steeds beter geworden. Ze kunnen veel, maar ze kosten ook wat. De prijzen worden bepaald door allerlei variabelen. Hoeveel en wat je print natuurlijk. Hoe groot het afdrukformaat is, de capaciteit, de snelheid, het merk, toebehoren zoals toners en dan ook nog allerlei contractuele zaken als looptijd, verlenging, indexaties, service etc. Een ingewikkelde mix die vaak leidt tot onnodige complexe contracten. Met als gevolg dat we onder invloed van ons irrationele brein en het vermijden van lastige zaken, toch snel geneigd zijn om belangrijke zaken te negeren. Dat is menselijk, maar niet het beste.

Bestaande printer markt openbreken

The Clever People wil deze markt openbreken, door te komen met heldere voorwaarden, kortlopende contracten, scherpe prijzen, maar bovenal een ultieme service. Daarom helpt The Clever People graag iedereen met deze 10 belangrijke vragen die we vaak vergeten te stellen bij het afsluiten van een contract.

1. Wordt mijn overeenkomst automatisch verlengd?

Ja! Bijna altijd. Je moet er dus op tijd bij zijn anders wordt je contract automatisch voor dezelfde periode verlengd. Uit onderzoek* blijkt dat meer dan 1/3 van de bedrijven hiervan niet op de hoogte is. Advies: zoek je contract op en check de ‘kleine letters’ die vaak grote gevolgen kunnen hebben. Heb je vragen hierover dan kun je altijd bij ons terecht.

2. Kunnen prijzen tussentijds verhoogd worden?

Ja dat kan. Sterker nog, het is schering en inslag. Dat heet prijsindexatie en praktisch elke leverancier van multifunctionele printers heeft dat in het contract opgenomen. Meestal rond de 5% per jaar. Uit hetzelfde onderzoek* blijkt dat 70% van de bedrijven dit belachelijk vindt. Wij ook overigens! We praten namelijk over ongeveer 6.000.000 euro kostenstijging per jaar voor ondernemend Nederland terwijl de kosten voor de aanbieder dalen. Vreemd toch?

3. Worden scans in rekening gebracht?

Een scan is digitaal, toch? Ja dat klopt. Maar toch wordt deze ‘tik’ door het apparaat geteld en meegerekend bij de totaal aantal prints en scans waarvoor je hebt getekend. Ga je over het afgesproken aantal heen, krijg je een nacalculatie. Advies: zorg bij de onderhandelingen dat dit uitgesloten wordt.

4. Heeft kleur een andere prijs dan zwart/wit?

Niet bij de The Clever People, maar wel bij praktisch elke andere leverancier. Wij vinden dat vreemd, want wij weten dat het qua kostprijs niets uitmaakt. Waarom zou je dat dan wel doorberekenen aan je klant? Gelukkig is 85% van de onderzochte bedrijven* het met ons eens.

5. Zijn er contractuele nacalculaties?

Leuk hoor, die lage basisprijs. Maar waarschijnlijk heb je dan te maken met een langlopend contract van 5 jaar, soms wel 6 of 7 jaar, en kun je rekenen op allerlei nacalculaties. Niet erg transparant. Een extra toner, een periodieke (verplichte) service update of je komt bij lange na niet uit met je maximale aantal prints per maand? Dat betekent betalen op nacalculatie. Niet zo gek dat uit het onderzoek* blijkt dat de helft van de bedrijven klaagt over onduidelijke kosten.

6. Moet ik extra betalen voor OCR?

OCR maakt gescande documenten bewerkbaar en doorzoekbaar. Heel handig. Maar wat kost dat? Veel leveranciers verdienen graag extra aan deze optie. Deze functie zit al standaard in veel Multifunctionele Printers. Laat je dus goed voorlichten en vraag hiernaar. Dan kun je met een gerust hart verder onderhandelen met je aanbieder.

7. Krijg ik een nieuwe of gebruikte machine?

Die lage prijs ziet er aantrekkelijk uit. Maar krijg ik dan ook een spiksplinternieuw A-merk apparaat? Nee vaak niet. Opvallend lage prijzen hebben vaak te maken met langlopende contracten, diverse nacalculaties, apparaten zonder aantrekkelijke opties en in sommige gevallen met tweedehands machines. Wil je weten of je ook een nieuwe of “oude” machine aangeboden krijgt? Geef je type nummer door en je krijgt direct antwoord. Kun jij weer verder.

8. Moet je betalen bij automatische toner bestellingen?

Het is een publiek geheim dat printerleveranciers hun apparaten niet voor de hoofdprijs wegzetten, maar dat graag compenseren met allerlei services en bijvoorbeeld met toners. Dus let goed op of je moet betalen voor automatische toner bestellingen. Dat kan al snel in de papieren lopen… en kleine lettertjes worden dan al snel grote extra maandlasten.

9. Mijn machine heeft een storing, betaal ik voor een vervangend apparaat binnen 4 uur?

Natuurlijk zal elke leverancier een storingsdienst hebben en u helpen als er een storing optreedt. Dat is mooi, maar wanneer komen ze dan? In contracten staat vaak binnen een dag. Een dag? Ja precies 24 uur. Dan ligt de boel lang plat. Waarom niet gewoon binnen 4 uur een vervangend apparaat zonder extra kosten? Bij The Clever People vinden we dat heel normaal.

10. Moet ik de machine inleveren na de looptijd?

Praktisch elke leverancier zal het apparaat opeisen na de looptijd en deze voor een aantrekkelijke prijs doorverkopen of als tweedehands machine verhuren. The Clever People vindt het normaal dat je de klant de keus geeft: kopen, huren of teruggeven? De klant bepaalt.

Loopt jouw MFP contract ten einde? Kijk dan eens naar ons heldere aanbod en neem vrijblijvend contact met ons op. Daarbij ontvang je nu de eerste 6 maanden voor de helft van de prijs.  

___________________________________________________________________________________________________________________________

* Marktonderzoeksbureau Multiscope heeft in opdracht van The Clever People onderzoek gedaan naar de grootste kantoorfrustraties onder 1.004 Nederlandse werknemers werkzaam bij bedrijven tussen de 2 en 100 medewerkers en onder 404 functionarissen naar het gebruik van Multifunctional-printers bij bedrijven met 10 tot 200 medewerkers.

Meer weten? Neem contact met ons op.

Vragen over een van onze oplossingen?

We gaan graag met je in gesprek om te zien welke oplossing het beste bij jouw organisatie past.

Flight Forum 840
5657 DV Eindhoven
Info@thecleverpeople.nl
Tel: 0850-201510

BTW: NL810871294B01
KVK: 11053432